Datenschutzinformation für Beschäftigte und Bewerber

Kurszeit GmbH, Dellstraße 9, 47051 Duisburg, vertreten durch Geschäftsführer Johannes Wischerhoff. Telefon 0203 34 87 949 11, info@kurszeit.de. Ansprechstelle in allen Datenschutzfragen ist die Geschäftsführung.

Wenn du bei uns arbeitest: Stammdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale, Qualifikationen und Fortbildungsnachweise, Einsatz- und Kursplanung, Arbeitszeiten und den Schriftverkehr zu deiner Tätigkeit. Zweck: das Arbeits- oder Auftragsverhältnis durchführen, Kurse planen und abrechnen, gesetzliche Pflichten erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO, ergänzend § 26 BDSG).

Wenn du dich bewirbst: Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Kontaktdaten, Korrespondenz zum Verfahren, unsere Gesprächsnotizen und die Auswahlentscheidung – ausschließlich, um über deine Bewerbung zu entscheiden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen auf deine Veranlassung, ergänzend § 26 Abs. 1 BDSG).

Gesundheitsangaben – etwa aus einer Krankmeldung, einer Unfallmeldung oder einer von dir mitgeteilten Schwerbehinderung – verarbeiten wir nur, soweit Pflichten aus Arbeits-, Sozial- und Arbeitsschutzrecht, SGB IX oder AGG das verlangen (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO). Aus dem laufenden Schriftverkehr entfernen wir sie, sobald der Vorgang erledigt ist.

Wir nutzen KI zum Sichten, Sortieren und Formulieren. Wo deine Daten dabei verarbeitet werden, ist fest geregelt.

Alles, was dich persönlich betrifft, bleibt in Deutschland. Dafür betreiben wir die „Kurszeit-KI" auf einem eigenen Server im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH; die Antworten des Sprachmodells berechnet die Schwarz Digits Cloud GmbH & Co. KG (STACKIT), ebenfalls in Deutschland. Beide sind als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO gebunden; Anfragen und Antworten werden nicht gespeichert und nicht zum Training genutzt. Eine Übermittlung außerhalb der EU findet auf diesem Weg nicht statt. Personalvorgänge, Bewerbungen und alles mit Gesundheitsbezug gehen ausschließlich diesen Weg und werden von der Geschäftsführung einzeln bearbeitet.

Ohne Personenbezug nutzen wir daneben Claude Team (Anthropic PBC) und ChatGPT Business (OpenAI), die in den USA rechnen. Mit Anthropic besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO, die Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), eine Nutzung zum Training ist ausgeschlossen. Dein Name kommt dort nur im Sachzusammenhang vor, etwa als Ansprechperson in einem Organisationsdokument; in ChatGPT verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten.

Über dich entscheidet immer ein Mensch. Jede Bewertung und Entscheidung trifft eine Person nach sachlichen Kriterien und begründet sie schriftlich; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wirkt ein Werkzeug an einer Vorauswahl mit, sagen wir dir das. Wir messen damit weder dein Arbeitsverhalten noch Emotionen, Stimmungen oder Aufmerksamkeit. Zugangsdaten, Kennwörter, Bankverbindungen, Gesundheitsangaben, Personalakten, Bewerbungsunterlagen und Unterlagen aus laufenden Verfahren gelangen nicht in diese Werkzeuge; das ist schriftlich geregelt.

• Steuerberatung und Finanzamt,
• Sozialversicherungsträger einschließlich Deutscher Rentenversicherung,
• unser Kreditinstitut,
• Berufsgenossenschaften und Unfallkassen, soweit Abrechnung oder Nachweis es erfordern,
• die Anbieter unserer Seminar-, Buchhaltungs- und Büroanwendungen,
• im Rechtsstreit Gericht und beteiligte Anwälte.

Darüber hinaus geben wir nichts weiter. Unsere Büroanwendungen – Postfach, Kalender, Dateiablage – betreibt Microsoft; eine dabei mögliche Übermittlung in die USA ist durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Zugänge und Spamschutz betreut unsere IT-Dienstleisterin esposito IT GmbH, ebenfalls als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO.

Bewerbung: sechs Monate nach einer Absage, weil diese Frist mögliche Ansprüche nach dem AGG abdeckt. Auf deinen Wunsch bewahren wir die Unterlagen mit deiner Einwilligung zwölf Monate für künftige Stellen auf; den Widerruf kannst du jederzeit erklären. Bei Einstellung übernehmen wir sie in deine Personalakte.

Beschäftigung: für die Dauer deiner Tätigkeit, danach nach den gesetzlichen Fristen:

• Lohn- und Gehaltsunterlagen bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 Abs. 1 EStG),
• Beitragsunterlagen der Sozialversicherung bis zur nächsten Betriebsprüfung (§ 28f Abs. 1 SGB IV),
• Unterlagen zu Honorartätigkeiten mindestens bis zur nächsten Betriebsprüfung der Rentenversicherung,
• Nachweise über Qualifikationen und Fortbildungen gegenüber der gesetzlichen Unfallversicherung zehn Jahre,
• übrige Personalakte drei Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses,
• Unterlagen aus einem laufenden Verfahren bis zu dessen Abschluss und Ablauf der Verjährung.

KI-Unterhaltungen: mit Bezug zu Beschäftigten, Bewerbungen, Verfahren oder Gesundheit spätestens nach 30 Tagen, alle übrigen in der Kurszeit-KI nach 180 Tagen. Dein Benutzerkonto wird 30 Tage nach deinem Ausscheiden deaktiviert und nach 90 Tagen gelöscht.

Du kannst jederzeit Auskunft verlangen (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20), und du kannst widersprechen, soweit wir die Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Wende dich formlos an die Geschäftsführung: wischerhoff@kurszeit.de oder 0203 3487949 – 21. Wir antworten innerhalb eines Monats. Steht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht einer Löschung entgegen, sperren wir die Unterlage und begründen das.

Beschweren kannst du dich bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.

Für Abschluss und Durchführung eines Arbeits- oder Auftragsverhältnisses brauchen wir die gesetzlich und vertraglich erforderlichen Daten; ohne sie können wir das Verhältnis nicht begründen oder abrechnen. Alles Weitere ist freiwillig. Im Bewerbungsverfahren entscheidest du selbst, was du uns schickst – ohne die für die Stelle wesentlichen Angaben können wir deine Bewerbung aber nicht beurteilen.

Diese Information ist in jeder Stellenausschreibung verlinkt und liegt der Eingangsbestätigung einer Bewerbung bei. Beschäftigte und Honorarkräfte erhalten sie zu Beginn der Tätigkeit mit den Vertragsunterlagen. Eine Empfangsbestätigung verlangen wir nicht.