Betriebliche Gesundheitsförderung · Arbeitgeberpflicht

Ergonomie am Arbeitsplatz: Was muss ein Betrieb, was ist freiwillig?

Stand: 7. August 2026

Die drei Pflichten – und wo sie stehen

Ergonomie wird im Betrieb oft als Wohlfühlthema behandelt: höhenverstellbarer Tisch, Obstkorb, Rückenkurs. Rechtlich ist sie das nicht. Ergonomie ist der Teil des Arbeitsschutzes, der die Arbeit an den Menschen anpasst – und dazu gibt es harte, durchsetzbare Vorschriften. Sie stehen in drei Ebenen: im Arbeitsschutzgesetz, in der Arbeitsstättenverordnung und in den Technischen Regeln dazu.

1. Gefährdungsbeurteilung: ermitteln, beurteilen, dokumentieren

Der Ausgangspunkt ist § 5 Absatz 1 ArbSchG: Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind. § 5 Absatz 3 zählt die Gefährdungsquellen auf, die dabei in Betracht kommen – und in Nummer 1 steht ausdrücklich die Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes. Genau das ist Ergonomie.

Die für viele Betriebe unbequeme Nummer ist die 6: psychische Belastungen bei der Arbeit. Sie steht gleichrangig neben Arbeitsmitteln und Arbeitszeit. Eine Gefährdungsbeurteilung, die nur Stolperkanten und Steckdosen abhakt, ist deshalb keine vollständige.

Für Bildschirmarbeit wird das in § 3 Absatz 1 ArbStättV noch schärfer gefasst: Zu beurteilen sind auch die physischen und psychischen Belastungen und – für Bildschirmarbeitsplätze eigens genannt – die Belastung der Augen oder die Gefährdung des Sehvermögens. § 3 Absatz 2 verlangt Fachkunde: Wer sie nicht selbst hat, muss sich fachkundig beraten lassen. Und § 3 Absatz 3 verlangt die schriftliche Dokumentation vor Aufnahme der Tätigkeit.

Zwei Dinge trägt der Arbeitgeber zusätzlich: Nach § 3 Absatz 1 ArbSchG muss er die Maßnahmen regelmäßig überprüfen und an veränderte Gegebenheiten anpassen – eine Beurteilung von 2019 im Ordner ist keine gültige. Und nach § 3 Absatz 3 ArbSchG darf er die Kosten für Maßnahmen nach diesem Gesetz nicht den Beschäftigten auferlegen.

2. Der Arbeitsplatz selbst: Anhang Nummer 6 der Arbeitsstättenverordnung

Der Anhang Nummer 6 ArbStättV ist die eigentliche Ergonomie-Vorschrift. Nummer 6.1 setzt vier Grundsätze, die knapp genug sind, um sie ganz zu lesen:

• Bildschirmarbeitsplätze sind so einzurichten und zu betreiben, dass die Sicherheit und der Schutz der Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet sind.
• Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die Tätigkeiten der Beschäftigten an Bildschirmgeräten insbesondere durch andere Tätigkeiten oder regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden.
• Für die Beschäftigten ist ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen und -bewegungen vorzusehen.
• Die Bildschirmgeräte sind so aufzustellen und zu betreiben, dass die Oberflächen frei von störenden Reflexionen und Blendungen sind.

Der zweite Punkt wird regelmäßig übersehen, obwohl er der einzige ist, der die Arbeitsorganisation betrifft und nicht das Mobiliar. Die Unterbrechung der Bildschirmarbeit ist keine Kulanz, sondern eine Pflicht des Arbeitgebers. Die weiteren Nummern 6.2 bis 6.5 regeln Bildschirme, ortsgebundene Geräte, tragbare Geräte und die Benutzerfreundlichkeit der Software.

3. Unterweisung: vor Beginn und danach mindestens jährlich

§ 6 ArbStättV verlangt eine Unterweisung über alle gesundheits- und sicherheitsrelevanten Fragen der Tätigkeit, ausdrücklich einschließlich arbeitsplatzspezifischer Maßnahmen bei Tätigkeiten an Bildschirmgeräten. Nach § 6 Absatz 4 findet sie vor Aufnahme der Tätigkeit statt, wird mindestens jährlich wiederholt und unverzüglich erneut durchgeführt, wenn sich Tätigkeit, Arbeitsorganisation, Verfahren oder Einrichtungen wesentlich ändern. Sie muss in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache erfolgen.

Was inhaltlich hineingehört, sagt die ASR A6 in Abschnitt 5.2. Mindestens: die Einstellung von Arbeitsmitteln und Mobiliar auf die Körpermerkmale der Person – insbesondere bei nicht persönlich zugeordneten Arbeitsplätzen –, bei Bedarf Fußstützen und Vorlagenhalter, die Anordnung der Arbeitsmittel, die wechselnde Körperhaltung und gegebenenfalls betriebliche Regelungen zu Tätigkeitsunterbrechungen.

Hier liegt die feinste und praktisch wichtigste Trennlinie des ganzen Themas: Eine Ergonomie-Unterweisung ist Pflicht. Ein Rückenkurs ist es nicht. Beide reden über Haltung – aber die Unterweisung ist eine arbeitsplatzbezogene Pflichtinformation, die aus deiner Gefährdungsbeurteilung folgt, und der Rückenkurs ist ein freiwilliges Gesundheitsangebot an die Person.

Warum die Rangfolge der Regeln über deine Beweislast entscheidet

Wer im Netz nach Ergonomie sucht, findet Maßangaben in Millimetern und hält sie für Gesetz. Sie sind es meistens nicht. Es lohnt, die vier Ebenen auseinanderzuhalten – denn davon hängt ab, wer im Streitfall was beweisen muss.

Einfach ausgedrückt: Die ASR A6 ist kein Zwang, aber der bequemste Weg. Hältst du sie ein, liegt die Beweislast nicht bei dir. Weichst du ab, liegt sie bei dir.

Die Zahlen, an denen eine Prüfung ansetzt

Die folgenden Werte stammen aus der ASR A6 in der Ausgabe Juli 2024. Sie sind damit keine unmittelbaren Verordnungspflichten, sondern die Konkretisierung, an der sich Aufsicht und Unfallversicherungsträger orientieren.

Drei Punkte, an denen sich viele Betriebe irren

• Der Bürostuhl ist Pflicht, der Sitzball ist keiner. Nach ASR A6 Abschnitt 6.3.12 muss ein geeigneter Arbeitsstuhl zur Verfügung stehen, mit acht benannten Eigenschaften – unter anderem stufenlos höhenverstellbar, neigbare Rückenlehne, standsicheres Untergestell, auf Arbeitsflächenhöhe einstellbare Armauflagen, falls vorhanden. Sitzbälle und Pendelhocker nennt die Regel ausdrücklich als nur temporär geeignetes Trainings- und Übungsgerät, nicht als Arbeitsstuhl.
• Die Fußstütze ist eine bedingte Pflicht. Steht der Tisch fest und stehen die Füße nach richtiger Einstellung der Sitzhöhe nicht ganzflächig auf dem Boden, ist der Ausgleich mit einer Fußstütze herzustellen (6.3.13 Absatz 2). Nicht immer nötig – aber im Einzelfall eben nicht optional.
• Notebook allein ist am festen Arbeitsplatz zu wenig. Wird ein tragbares Gerät ortsgebunden verwendet, sind nach 6.3.4 eine separate Tastatur und je nach Tätigkeit eine separate Maus notwendig; wegen des dadurch größeren Sehabstands in der Regel auch ein größerer, gegebenenfalls separater Bildschirm.

Homeoffice: Telearbeitsplatz oder mobiles Arbeiten?

Hier entstehen die teuersten Missverständnisse, in beide Richtungen. Entscheidend ist eine Definition, nicht das Gefühl.

Ein Telearbeitsplatz ist nach § 2 Absatz 7 ArbStättV ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten, für den der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Eingerichtet ist er erst, wenn die arbeitsvertraglichen Bedingungen vereinbart sind und der Arbeitgeber Mobiliar, Arbeitsmittel und Kommunikationseinrichtungen bereitgestellt und installiert hat.

Für Telearbeitsplätze gilt die Arbeitsstättenverordnung nach § 1 Absatz 4 nur ausschnittweise: § 3 bei der erstmaligen Beurteilung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsplatzes, sowie § 6 und der Anhang Nummer 6, soweit der Arbeitsplatz von dem im Betrieb abweicht – und jeweils nur, soweit die Anforderungen unter Beachtung der Eigenart von Telearbeitsplätzen anwendbar sind.

Gelegentliches mobiles Arbeiten ist kein Telearbeitsplatz. Wer zwei Tage im Monat vom Küchentisch arbeitet, ohne dass der Arbeitgeber dort etwas fest eingerichtet hat, fällt nicht unter die Arbeitsstättenverordnung. Das ist aber keine Freistellung: Die Grundpflichten aus §§ 3 und 5 ArbSchG gelten unabhängig vom Ort, und die ASR A6 erfasst in ihrem Anwendungsbereich auch die regelmäßige ortsveränderliche Verwendung tragbarer Geräte innerhalb der Arbeitsstätte.

Wann eine solche Verwendung „regelmäßig“ ist, beziffert die ASR A6 in Abschnitt 3.10: bei abgelegter Verwendung, etwa eines Notebooks, mehr als 2 Stunden ohne Unterbrechung oder mehr als 3 Stunden am Tag mit Unterbrechungen; bei handgehaltener Verwendung, etwa eines Smartphones, mehr als 1 Stunde am Tag; bei kopf- oder körpergetragener Verwendung, etwa Datenbrillen, bei jeglicher Verwendung. Die Schwellen beruhen laut Regel auf wissenschaftlichen Untersuchungen zur Vermeidung von Muskel-Skelett-Erkrankungen.

Die Augen: anbieten ist Pflicht, teilnehmen ist freiwillig

Bei Bildschirmarbeit kommt eine vierte Pflicht dazu, die nicht in der Arbeitsstättenverordnung steht, sondern in der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Nach Teil 4 Absatz 2 Nummer 1 des Anhangs der ArbMedVV hat der Arbeitgeber eine Angebotsvorsorge anzubieten, zu der das Angebot einer angemessenen Untersuchung der Augen und des Sehvermögens gehört – und, falls sie sich als erforderlich erweist, einer augenärztlichen Untersuchung.

Ergibt die Vorsorge, dass spezielle Sehhilfen für die Arbeit an Bildschirmgeräten notwendig und normale Sehhilfen nicht geeignet sind, sind den Beschäftigten spezielle Sehhilfen im erforderlichen Umfang zur Verfügung zu stellen. Da der Arbeitgeber nach § 3 Absatz 3 ArbSchG die Kosten für Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz nicht den Beschäftigten auferlegen darf, trägt er sie. Den erforderlichen Umfang im Einzelfall klärt die arbeitsmedizinische Vorsorge, nicht der Optiker.

Die Trennlinie ist auch hier sauber: Das Angebot ist Arbeitgeberpflicht. Ob eine Person es annimmt, entscheidet sie selbst.

Was freiwillig ist – und was es steuerlich bringt

Alles, was nicht am Arbeitsplatz, sondern am Verhalten und an der Person ansetzt, ist freiwillig. Dazu gehören Rückenkurse, Bewegungsangebote, Entspannungsformate, Ernährungsangebote und Gesundheitstage. Kein Gesetz verlangt sie, und kein Betrieb wird dafür belangt, dass er sie nicht hat.

Der Anreiz kommt vom Steuerrecht. Nach § 3 Nummer 34 EStG sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken und zur Förderung der Gesundheit in Betrieben steuerfrei, soweit sie 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Zwei Bedingungen stecken im Wortlaut: Die Leistung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden, und sie muss hinsichtlich Qualität, Zweckbindung, Zielgerichtetheit und Zertifizierung den Anforderungen der §§ 20 und 20b SGB V genügen. Ob eine konkrete Maßnahme das tut, gehört auf den Tisch deines Steuerberaters. Wie der Freibetrag im Einzelnen funktioniert, steht in einem eigenen Artikel: Wie viel betriebliche Gesundheitsförderung ist steuerfrei?

Was passiert, wenn die Pflichten fehlen

§ 9 Absatz 1 ArbStättV benennt die Ordnungswidrigkeiten. Zwei davon treffen genau die Punkte oben: Wer entgegen § 3 Absatz 3 eine Gefährdungsbeurteilung nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert, handelt ordnungswidrig. Ebenso, wer entgegen § 6 Absatz 4 Satz 1 nicht sicherstellt, dass die Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit unterwiesen werden.

Bemerkenswert an der Formulierung: Angeknüpft wird an die Dokumentation. Eine Beurteilung, die im Kopf des Geschäftsführers existiert, aber nirgends steht, ist im Sinne dieser Vorschrift keine.

Der Rahmen ergibt sich aus § 25 ArbSchG, auf den § 9 ArbStättV verweist: bis zu 5.000 Euro für Verstöße gegen eine Rechtsverordnung nach dem Arbeitsschutzgesetz, bis zu 30.000 Euro, wenn ein Arbeitgeber einer vollziehbaren behördlichen Anordnung zuwiderhandelt. Wird durch eine vorsätzliche Handlung Leben oder Gesundheit von Beschäftigten gefährdet, ist das nach § 26 ArbSchG eine Straftat, bedroht mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe.

In der Praxis kommt der teurere Teil meist nicht vom Bußgeld, sondern von der Folge: Ausfallzeiten, Wiedereingliederung, Ersatz von Personal. Das ist kein Rechtsargument, aber ein betriebswirtschaftliches.

Was heißt das bei Kurszeit?

Wir haben seit dem 7. August 2026 das Format Ergonomie am Arbeitsplatz im Programm, als Inhouse-Termin im Betrieb oder online. Es geht um den konkreten Arbeitsplatz: wie er eingerichtet ist, wie dort gearbeitet wird und was sich ohne großen Aufwand ändern lässt. Deine Beschäftigten nehmen mit, was sie selbst umsetzen können. Den Zuschnitt klären wir im Gespräch.

Was wir ausdrücklich nicht tun: Wir erstellen keine Gefährdungsbeurteilung, und wir sind keine Fachkraft für Arbeitssicherheit. Das Format ersetzt weder die Gefährdungsbeurteilung noch die arbeitsmedizinische Vorsorge. Ob eine Schulung zusätzlich die Unterweisungspflicht nach § 6 ArbStättV abdeckt, hängt davon ab, ob sie die Ergebnisse deiner Gefährdungsbeurteilung und deinen konkreten Arbeitsplatz abbildet – das entscheidet dein Betrieb, nicht der Anbieter. Wir sagen dir vorher, was das Format leistet und was es nicht leistet.

Häufige Fragen